Datenschutz

Nachfolgend informieren wir Sie, wie die AVW-Gruppe (nachfolgend “AVW” oder “wir”) Ihre personenbezogenen Daten verwendet, welche Rechte Ihnen zustehen und an wen Sie sich bei Fragen zum Datenschutz wenden können.

Sie können in den meisten Fällen entscheiden, welche personenbezogenen Daten Sie an uns übermitteln möchten. Falls Sie dies ablehnen, können wir Ihnen jedoch möglicherweise bestimmte Leistungen nicht anbieten. Pflichtangaben, die wir für die Bereitstellung unserer Leistungen benötigen, haben wir entsprechend gekennzeichnet.

Diese Informationen haben den Stand Februar 2026. Von Zeit zu Zeit müssen wir Anpassungen an tatsächliche Gegebenheiten oder bei rechtlichen oder behördlichen Vorgaben vornehmen; schauen Sie beim nächsten Besuch unserer Webseite daher gern in die Datenschutzinformationen, um einen aktuellen Stand zu haben.
 

A. Allgemeine Angaben (Verantwortlicher, Datenschutzbeauftragter, Ihre Rechte)

B. Datenverarbeitung auf unseren Webseiten, für den Newsletterversand und für Veranstaltungen

C. Verarbeitung von personenbezogenen Daten von Kunden und Interessenten sowie deren Mitarbeitenden

D. Verarbeitung von Daten von Versicherern, Vermittlern und Kooperationsmaklern sowie deren Mitarbeitenden

E. Verarbeitung von Daten von Anspruchstellern und sonstigen Beteiligten im Zusammenhang mit einem Schadenfall

F. Verarbeitung von Daten von Dienstleistern und Lieferanten sowie deren Mitarbeitenden

G. Verarbeitung von Bewerber-Daten

H. Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Gesellschafter - und Gremienverwaltung

I. Nutzung von Microsoft 365 Teams

J. Dokumentation von datenschutzrechtlichen Anfragen

K. Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten

Soweit nachfolgend nicht anders angegeben, erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen dieser Webseite sowie im Zusammenhang mit den unter diesem Abschnitt beschriebenen Verarbeitungen in gemeinsamer Verantwortlichkeit gemäß Art. 26 DSGVO zwischen der AVW Versicherungsmakler GmbH und der AVW Assekuranzvermittlung der Wohnungswirtschaft GmbH & Co. KG. Beide Unternehmen arbeiten als Unternehmensgruppe eng zusammen und verwenden gemeinsam genutzte Infrastrukturen (z. B. IT-Systeme, Datenbanken, zentrale Dienste). Die Mittel und Zwecke der Verarbeitungen, insbesondere die Bearbeitung von Kontaktanfragen, Kundenfeedback, Beschwerden und Schadenmeldungen, Versand von Newsletter und Verarbeitungen im Rahmen von Veranstaltungen werden von beiden Unternehmen gemeinsam festgelegt.

Empfänger Ihrer Daten: Unsere Webseite wird von einem externen Dienstleister als Auftragsverarbeiter gehostet, dieser ist also Empfänger Ihrer Daten, soweit sie über unsere Webseite verarbeitet werden.

Ihr Besuch auf unserer Webseite

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, wenn Sie unsere Webseite besuchen und wenn Sie mit uns in Kontakt treten.

Bei jedem Aufruf unserer Webseite werden Daten von Ihnen gespeichert, die Ihr Browser automatisch an unseren Server übermittelt. Dazu gehören IP-Adresse, Typ und Version des verwendeten Browsers, Seite, von der aus die Datei angefordert wurde, der Name der Datei, das Datum und die Uhrzeit der Abfrage, die übertragene Datenmenge, der Zugriffsstatus
(Datei übertragen, Datei nicht gefunden). Die IP-Adresse wird anonymisiert gespeichert. Ein Personenbezug ist nicht mehr herstellbar.

Rechtsgrundlage: Die Datenverarbeitung erfolgt zur Wahrnehmung unserer berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO an der:

• Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus der Webseite;
• Gewährleistung einer komfortablen Nutzung unserer Webseite;
• Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität sowie zu weiteren administrativen Zwecken.

Speicherdauer: Die genannten Daten werden bis zur automatisierten Löschung nach sieben Tagen in einem sog. Logfile gespeichert. Backups werden 14 Tage in verschlüsselter Form aufbewahrt. Die Speicherdauer kann im Einzelfall länger sein, z.B. soweit dies zur Rechtsverfolgung erforderlich ist.

Ihre Kontaktaufnahme

Wenn Sie mit uns über elektronische Kanäle, wie etwa per E-Mail, das Kontaktformular auf unserer Webseite oder telefonisch in Verbindung treten, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen und andere von Ihnen bereitgestellte Kontaktdaten sowie die Informationen, die Sie in Ihrer Anfrage angeben. Um Ihre Anfrage angemessen beantworten zu können, benötigen wir zumindest Ihre E-Mail-Adresse und Ihren Namen. Die Verarbeitung dieser Daten ist daher erforderlich.

Rechtsgrundlage: Wir verarbeiten Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, unserem berechtigten Interesse, Ihre allgemeine Anfrage zu bearbeiten und zu beantworten.

Soweit Sie uns kontaktieren, weil Sie Interesse an unseren Dienstleistungen haben oder die Anbahnung eines anderen Vertrages mit uns anstreben oder Ihre Anfrage einen bereits bestehenden Vertrag betrifft, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. b DSGVO. Sofern wir zur Speicherung gesetzlich verpflichtet sind, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO i.V.m. der jeweiligen Norm.

Speicherdauer: Ihre Daten werden nur zu Beantwortung Ihrer Anfrage verarbeitet und unverzüglich gelöscht, sobald sich Ihre Anfrage erledigt hat, es sei denn, es ist ein Vertrag zustande gekommen. es bestehen gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder berechtigte Interessen an einer weiteren Aufbewahrung unsererseits.

Online-Schadenmeldungen (Webformular)

Wenn Sie unser Kunde sind, haben Sie die Möglichkeit, einen Schaden, der bei Ihnen aufgetreten ist, direkt über ein Webformular zu melden. Zur Nutzung unseres Webformulars benötigen wir neben Angaben zum Versicherer, der Vertragsnummer, WEG-Nr./Wirtschaftseinheit/Kostenstelle Angaben zum Schadentag, Schadenort, Schadenursache, Schadenhergang, geschätzte Schadenhöhe sowie Informationen darüber, ob Sie zum Abzug der Vorsteuer berechtigt sind.

Zudem sind teilweise Angaben zum Anspruchsteller und Ihre Kontaktdaten (Unternehmen/Ansprechpartner/E-Mail verpflichtend, optional Telefonnummer) erforderlich.
Im Falle eines Kfz-Schadens benötigen wir zusätzlich Informationen zum Fahrzeug und Fahrzeugfahrer zum Zeitpunkt des Unfalls und wo das Fahrzeug besichtigt werden kann. Pflichtangaben sind mit einem * gekennzeichnet. Weitere Angaben können Sie mitteilen, müssen dies jedoch nicht.

Selbstverständlich sind Sie nicht verpflichtet, Ihren Schaden über unser Webformular zu melden, sondern können uns Ihre Schadenanzeige auch per Post, Fax oder E-Mail übermitteln.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Ihre Daten werden nur zur Beantwortung Ihrer Meldung verarbeitet. Wenn Sie als meldende Person Mitarbeiter unseres Kunden sind und sich im Meldeformular als Ansprechpartner benennen sowie Ihre Kontaktdaten hinterlassen, erfolgt die Verarbeitung der Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, aufgrund unseres berechtigten Interesses, den Kontakt mit dem Vertragspartner und dessen Ansprechpartner zu pflegen und die Schadenmeldung effizient zu bearbeiten.

Im Sachschaden-Meldeformular nutzen wir ein Cookie „fe_typo_user“, um Ihnen den Sendestatus Ihrer Meldung mitteilen zu können. Es ist ein funktional erforderliches Firstparty-Cookie, welches nur bis zum Ende der Session gespeichert wird. Die Nutzung erfolgt im Rahmen unseres berechtigten Interesses gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, denn wir möchten unseren Kunden auf diese Weise eine schnelle und unbürokratische Sachschaden-Meldung ermöglichen; dementsprechend bedarf es aufgrund § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG keiner Einwilligung.

Speicherdauer: Die personenbezogenen Daten, die im Rahmen der Meldung von Versicherungsschäden von uns verarbeitet werden, werden nur so lange gespeichert, wie es für die Bearbeitung und Abwicklung des Schadensfalls erforderlich ist. Nach Abschluss der Schadenbearbeitung werden die Daten unter Berücksichtigung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht. Diese können sich beispielsweise aus handels- oder steuerrechtlichen Vorschriften ergeben, die eine Aufbewahrung von Unterlagen über einen Zeitraum von bis zu 10 Jahren vorsehen.

Im Übrigen werden die Daten auch dann aufbewahrt, wenn eine längerfristige Speicherung zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, zur Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder aufgrund berechtigter Interessen erforderlich ist.

Nutzung unseres Schadenmanagementportals

Als Kunde haben Sie die Möglichkeit, unser Schadenmanagementportal zu nutzen, um uns Schäden zu melden. Im Rahmen der Nutzung unseres Schadenmanagementportals, auf das Sie über unsere Webseite zugreifen können, erheben und verarbeiten wir personenbezogene Daten, die Sie zur Anmeldung und Nutzung des Portals angeben. Dazu gehören insbesondere Ihre Login-Daten, Kontaktdaten (Name, Telefon, Fax, E-Mail) sowie alle weiteren Angaben, die Sie im Zusammenhang mit der Schadenmeldung und -bearbeitung (Angaben zum Anspruchsteller, Kontaktdaten, Schadenverlauf, Unfallbericht, Zeugen, Vertragsdaten, Kontoverbindungen, Schriftwechsel) im Portal machen.

Rechtsgrundlage: Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Ihre Daten werden nur zur Beantwortung Ihrer Meldung verarbeitet. Wenn Sie als meldende Person
Mitarbeiter unseres Kunden sind und sich im Meldeformular als Ansprechpartner benennen sowie Ihre Kontaktdaten hinterlassen, erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, aufgrund unseres berechtigten Interesses, den Kontakt mit dem Vertragspartner und dessen Ansprechpartner zu pflegen und die Schadenmeldung effizient zu bearbeiten.

Speicherdauer: Die personenbezogenen Daten, die im Rahmen der Meldung von Versicherungsschäden von uns verarbeitet werden, werden nur so lange gespeichert, wie es für die Bearbeitung und Abwicklung des Schadenfalls erforderlich ist. Nach Abschluss der Schadenbearbeitung werden die Daten unter Berücksichtigung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht. Diese können sich beispielsweise aus handels- oder steuerrechtlichen Vorschriften ergeben, die eine Aufbewahrung von Unterlagen über einen Zeitraum von bis zu 10 Jahren vorsehen.

Im Übrigen werden die Daten auch dann aufbewahrt, wenn eine längerfristige Speicherung zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, zur Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder aufgrund berechtigter Interessen erforderlich ist.

Kundenfeedback

Sie haben als Kunde die Möglichkeit, uns über ein Webformular Feedback zu geben. Für die Nutzung dieses Formulars sind keine personenbezogenen Angaben erforderlich.

Rechtsgrundlage: Soweit Sie jedoch freiwillig Angaben zu Ihrer Person (z.B. Name und E-Mail) machen, erfolgt die Verarbeitung dieser Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, in unserem berechtigten Interesse, Ihr Feedback zu bearbeiten und ggf. auf Ihre Anfrage zu reagieren.

Abhängig vom Inhalt Ihres Feedbacks können die erhobenen Daten auch an unser Qualitäts- oder Beschwerdemanagement weitergeleitet und dort verarbeitet werden. Zur Vorhaltung eines entsprechenden Beschwerdemanagements sind wir gem. § 17 VersVermV verpflichtet, wobei wir der zuständigen Industrie- und Handelskammer auch jederzeit Einsicht zu gewähren haben.

Speicherdauer: Die personenbezogenen Daten werden so lange gespeichert, wie dies zur Bearbeitung des Feedbacks erforderlich ist. Darüber hinaus erfolgt eine Speicherung im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. nach Handels- und Steuerrecht). In der Regel werden die Daten nach Ablauf der gesetzlichen Fristen gelöscht.

Beschwerde

Wenn Sie bei uns nach § 17 VersVermV eine Beschwerde einreichen, verarbeiten wir

• Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten als Beschwerdeführer
• Vertragsdaten
• Inhalt der Beschwerde und damit verbundene Sachverhalte
• Korrespondenz mit Ihnen
• Weitere zur Sachverhaltsaufklärung notwendige Informationen

Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Beschwerdemanagements erfolgt zur Bearbeitung und Prüfung von Beschwerden gemäß § 17 VersVermV. Die Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Beschwerden zur Verbesserung der Dienstleistungen und der Kundenbetreuung).

Empfänger: Die personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nur intern verarbeitet. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur, soweit dies zur Bearbeitung der Beschwerde erforderlich ist, beispielsweise an:

• Versicherungsunternehmen oder Vermittler, sofern die Beschwerde sich auf diese bezieht
• Aufsichtsbehörden oder Schlichtungsstellen, sofern eine rechtliche Verpflichtung zur Weitergabe besteht
• Rechtsberater oder externe Dienstleister, soweit dies für die Bearbeitung erforderlich ist

Speicherdauer: Die personenbezogenen Daten werden so lange gespeichert, wie dies zur Bearbeitung der Beschwerde erforderlich ist. Darüber hinaus erfolgt eine Speicherung im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. nach Handels- und Steuerrecht). In der Regel werden die Daten nach Ablauf der gesetzlichen Fristen gelöscht.

Anmeldung zum Newsletter

Wir bieten Ihnen auf unserer Webseite die Möglichkeit, unseren Newsletter mit Fachinformationen zu bestellen.

Wir verarbeiten dabei Ihre E-Mail-Adresse (verpflichtend) und optional Anrede, Vorname, Nachname, Datum und Uhrzeit Ihrer Anmeldung, Datum und Uhrzeit des Klicks auf den Bestätigungslink.

Um sicherzustellen, dass eine Newsletter-Anmeldung tatsächlich vom Inhaber der angemeldeten E-Mailadresse stammt, setzen wir das sogenannte „Double-Opt-In“-Verfahren ein. Das bedeutet, Sie erhalten nach der Anmeldung zunächst eine E-Mail, in der wir Sie bitten, durch das Anklicken eines in dieser E-Mail enthaltenen Links nochmals zu bestätigen, dass Sie unseren Newsletter erhalten möchten und, dass Sie der berechtigte E-Mail-Adressinhaber sind. Erst nach Bestätigung sind Sie für den Newsletterempfang eingetragen.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, ohne dass dies die Rechtmäßigkeit der bisher erfolgten Verarbeitung berührt. Wenn die Einwilligung widerrufen wird, stellen wir die entsprechende Datenverarbeitung ein.

Wenn Sie zukünftig keinen Newsletter mehr erhalten möchten, können Sie diesen jederzeit wieder abbestellen, z. B. per E-Mail an service@avw-gruppe.de oder über den Link zur Abbestellung des Newsletters, den Sie in jeder Newsletter-E-Mail vorfinden.

Rechtsgrundlage: Sofern Sie uns eine gesonderte Einwilligung erteilt haben (nicht zu verwechseln mit unserer Bestandskundenwerbung, für die nicht dieser Abschnitt, sondern Teil C dieser Datenschutzerklärung gilt), dass wir Sie per E-Mail über unternehmenseigene Produkte und Dienstleistungen informieren, erfolgt eine entsprechende Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

Mit dem Newsletter-Versand beauftragen wir einen technischen Dienstleister als Auftragsverarbeiter. Dieser stellt auf der Newsletter-Anmeldeseite zwei Funktionen zur Verfügung: das Anmeldeformular für den Newsletter und eine Übersicht der Newsletter-Historie. Beide Funktionen werden über den Server SendCockpit.com, einem technischen Dienst des Auftragsverarbeiters, eingebunden, wobei die von Ihnen angegebenen Anmeldedaten sowie Ihre IP-Adresse an den Anbieter übermittelt werden. Dies ist notwendig, um die Anmeldung inklusive Antispam-Erkennung und Double-Opt-In-Verfahren sicher und effizient zu gestalten. Sie erhalten unsere Newsletter sodann über den Dienstleister.

Speicherdauer: Die von Ihnen zur Newsletter-Anmeldung angegebenen personenbezogenen Daten werden für die Dauer Ihrer Einwilligung gespeichert. Sollte die Einwilligung widerrufen werden, werden Ihre Daten unverzüglich gelöscht, es sei denn, es bestehen gesetzliche Aufbewahrungspflichten, die eine längere Speicherung erfordern (z. B. steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen).

Anmeldung zu Veranstaltungen

Bei Anmeldungen zu unseren Veranstaltungen durch Sie selbst oder durch Dritte (z. B. Ihren Arbeitgeber oder Kollegen verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten, um die jeweilige Veranstaltung organisieren, durchführen und ggf. nachbereiten zu können.

Dazu verarbeiten wir in der Regel folgende Angaben: Vor- und Nachname, Titel, Unternehmen, Anschrift, E-Mail-Adresse und – bei kostenpflichtigen Veranstaltungen – auch die Rechnungsdaten und Bankverbindungen.

Rechtsgrundlage:

• Sofern mit Ihnen als Referent ein direkter Vortragsauftrag besteht (z. B. als freiberuflich Tätiger), erfolgt die Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung des Vertrags über die Vortragstätigkeit.
• In allen übrigen Fällen, etwa bei teilnehmenden Mitarbeitern von Firmenkunden, Tagungspartnern oder angestellten Referenten, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der reibungslosen Planung, Organisation und Durchführung der Veranstaltung, insbesondere auch in der Kommunikation mit den Teilnehmenden und der effizienten Verwaltung der Veranstaltungsdaten.

Sie können eine ggf. erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen, ohne dass dies die Rechtmäßigkeit der bisher erfolgten Verarbeitung berührt. Wenn die Einwilligung widerrufen wird, stellen wir die entsprechende Datenverarbeitung ein.

Empfänger: Ihre personenbezogenen Daten werden nur weitergegeben, wenn

• wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind,
• Sie ausdrücklich eingewilligt haben (z. B. zur Hotelbuchung oder Einlasskontrolle bei externen Veranstaltungsorten) oder
• es sich um Auftragsverarbeiter handelt, die wir mit der Organisation und Durchführung der Veranstaltung beauftragt haben (z. B. IT-Dienstleister, Scandienstleister, Entsorger).

Speicherfrist: Die Datenlöschung erfolgt bei kostenlosen Veranstaltungen unmittelbar nach Veranstaltungsabwicklung und bei kostenpflichtigen Veranstaltungen unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und bezogen auf die Rechnungsstellung nach zehn Jahren.

Unsere Social-Media-Kanäle

Die AVW Versicherungsmakler GmbH unterhält ein öffentlich zugängliches Profil auf der Social-Media-Plattform LinkedIn. Für die damit einhergehenden Verarbeitungen personenbezogener Daten ist innerhalb der Unternehmensgruppe allein die AVW Versicherungsmakler GmbH verantwortlich.

Wenn Sie unser Profil nutzen, um mit uns zu interagieren – etwa durch das Liken, Teilen oder Kommentieren unserer Inhalte oder durch das Senden von Nachrichten –, verarbeiten wir Ihre dort angegebenen personenbezogenen Daten, um mit Ihnen zu kommunizieren. Sofern wir Ihr öffentliches Profil oder Beiträge kommentieren oder teilen, werden Ihre Inhalte ebenfalls unseren Followern zugänglich gemacht.

Bitte beachten Sie, dass sämtliche Informationen, die Sie in Ihrem Profil veröffentlichen, öffentlich einsehbar sind – das gilt auch für Ihre Aktivitäten wie:

• Kommentare zu Beiträgen,
• „Gefällt mir“-Angaben,
• Nutzung der „Folgen“-Funktion,
• Gruppenmitgliedschaften.

Standardmäßig sind Ihre Beiträge öffentlich sichtbar, können jedoch über die jeweiligen Plattformeinstellungen eingeschränkt werden.

Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der zeitgemäßen Kommunikation mit Interessenten und Geschäftspartnern sowie in der Öffentlichkeitsarbeit und Marktbeobachtung. Soweit Sie Kontakt mit uns aufnehmen, um Informationen über unser Angebot zu erhalten, kann die Verarbeitung auch zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO erfolgen.

Empfänger: LinkedIn wird betrieben von LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland.

Eine Datenverarbeitung in Drittstaaten außerhalb der EU, insbesondere in den USA, ist bei LinkedIn nicht ausgeschlossen. Soweit eine solche Übermittlung erfolgt, basiert sie auf den Regelungen des Transatlantic Data Privacy Frameworks (DPF), sofern der Empfänger entsprechend zertifiziert ist (Stand: 10.07.2023). Eine Liste zertifizierter Unternehmen finden Sie hier: https://www.dataprivacyframework.gov. In anderen Fällen erfolgt eine Übermittlung nur unter Einhaltung der Vorgaben der Art. 46 ff. DSGVO.

Page Insights und gemeinsame Verantwortlichkeit: Wir erhalten von LinkedIn sogenannte „Page Insights“, die anonymisierte Informationen darüber enthalten, wie viele Nutzer, zu welchem Zeitpunkt die Seite besuchen und mit ihr interagieren. Diese Daten geben Aufschluss darüber, wie Besucher mit unserem Profil interagieren (z. B. Seitenaufrufe, Follower-Entwicklung, demografische Angaben zu Berufsfeldern oder Standorten). Diese Verarbeitung erfolgt auf Grundlage einer gemeinsamen Verantwortlichkeit gemäß Art. 26 DSGVO zwischen LinkedIn Ireland Unlimited Company und uns. Die entsprechende Vereinbarung zur gemeinsamen Verantwortlichkeit ist hier abrufbar: https://legal.linkedin.com/pages-joint-controller-addendum.

Datenverarbeitungen im Rahmen von Versicherungsmakler-Mandaten

Gemeinsame Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen unserer Maklertätigkeit

Die AVW Versicherungsmakler GmbH und die AVW Assekuranzvermittlung der Wohnungswirtschaft GmbH & Co. KG arbeiten in der Unternehmensgruppe als eigenständige Versicherungsmakler zusammen, wobei die AVW Versicherungsmakler GmbH im Rahmen einer Maklerkooperationsvereinbarung auch als untermandatierter Versicherungsmakler für die AVW Assekuranzvermittlung der Wohnungswirtschaft GmbH & Co. KG tätig wird. In diesem Zusammenhang erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten der (künftigen) Kunden beider Gesellschaften als getrennte (eigenständige) Verantwortliche.

Jede Gesellschaft verarbeitet die personenbezogenen Daten ihrer Kunden unabhängig und im Einklang mit den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Die Weitergabe von Daten zwischen den beiden Gesellschaften erfolgt im Rahmen dieser Kooperation und auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, basierend auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Erfüllung unserer Maklertätigkeiten und der Aufrechterhaltung einer reibungslosen Zusammenarbeit innerhalb der Unternehmensgruppe.

Als Versicherungsmakler verarbeiten wir im Rahmen unseres Maklermandats die Daten unserer (künftigen) Kunden, soweit es sich um natürliche Personen handelt. Handelt es sich bei unseren (künftigen) Kunden um Unternehmen, verarbeiten wir personenbezogene Daten der gesetzlichen Vertreter und Mitarbeiter dieser Unternehmen.

Wenn Sie zwecks Mandatierung Kontakt zu uns aufnehmen und wenn Sie uns mandatieren, verarbeiten wir folgende Daten:

• Allgemeine Kontaktdaten (Name, Firmen - und Rechnungsanschrift des Kunden, ggf. Konzernstruktur, soweit relevant)
• Kontaktdaten des Ansprechpartners (Name, geschäftliche Telefonnummer, geschäftliche Faxnummer, geschäftliche E-Mail-Adresse und Funktion)
• Versicherungsdaten (Angaben zur Person, Kontaktdaten, Vertragsdaten, Bankverbindungen)
• Zahlungsdaten
• Beratungsdaten (z. B. Inhalte von Anfragen, Dokumente, Gesprächsnotizen, Risikoanalysen)
• Schadendaten

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt, um Sie als unseren Kunden identifizieren zu können, gesetzlichen Pflichten zu entsprechen, zur Akquise und um Sie angemessen im Rahmen unserer Tätigkeit als Versicherungsmakler beraten und betreuen zu können, d.h. zwecks und zur

• Neukundenintegration
• Abschluss eines Maklervertrags
• Erfassung risikorelevanter Daten zur Erstellung von Versicherungsangeboten und zur Beantragung von Versicherungsverträgen
• Durchführung umfassender Bedarfs- / Risikoanalyse zur Vorbereitung von Beratungen im Versicherungsbereich
• Beratung zur Sach-/Haftpflicht-/Kraftfahrt - und Rechtsschutzversicherung
• Erarbeitung eines Deckungskonzepts
• Ausschreibung / Angebotseinholung bei Versicherern
• Angebotspräsentation und Empfehlung
• Vertragseindeckung
• Schadenmanagement

Darüber hinaus verarbeiten wir die Daten zur Kommunikation mit Ihnen zu oben genannten Zwecken, zur Optimierung betrieblicher Abläufe, für die Buchhaltung und das Beitragsinkasso, zur Archivierung, Datenlöschung sowie zur Dokumentation des Maklermandats. Ebenfalls nutzen wir Ihre Kontaktdaten gelegentlich zur Pflege unserer Geschäftsbeziehungen, z. B. für Einladungen zu Informations- oder Kundenveranstaltungen sowie für Glückwünsche zu geschäftlichen oder persönlichen Anlässen sowie Zufriedenheitsumfragen, soweit dies mit Ihren Interessen vollständig im Einklang steht.

Rechtsgrundlagen: Die Verarbeitung erfolgt auf Ihre Anfrage hin und ist gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Vertragserfüllung erforderlich.

Wenn Sie selbst nicht Vertragspartner werden (z. B. weil Ihr Arbeitgeber uns mandatiert hat oder mandatiert), sondern als Mitarbeiter, Vertreter oder sonstiger Ansprechpartner fungieren, erfolgt die Verarbeitung Ihrer Daten auf Basis unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der ordnungsgemäßen Mandatsbearbeitung, etwa zur Kontaktaufnahme und Kommunikation im Rahmen des Maklermandats.

Soweit wir gesetzlich zur Verarbeitung verpflichtet sind, stützen wir diese auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO i. V. m. den einschlägigen gesetzlichen Vorschriften, insbesondere zur Erfüllung berufs-, handels-, steuer- und geldwäscherechtlicher Pflichten.

Zudem kann eine Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO erfolgen, wenn dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche erforderlich ist. Unser berechtigtes Interesse liegt in der effektiven Rechtsdurchsetzung bzw. -verteidigung.

Speicherdauer: Wir speichern personenbezogene Daten grundsätzlich nur so lange, wie es für die Durchführung des Maklermandats und die Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Die Speicherdauer richtet sich nach Art der Daten und dem jeweiligen Zweck der Verarbeitung.

Im Einzelnen gelten insbesondere folgende Fristen:

• 6 Jahre für empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, Beratungsdokumentationen und sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen (§ 257 Abs. 1 Nr. 2, 3 HGB; § 147 Abs. 3 AO)
• 10 Jahre für Buchungsbelege, Rechnungen, steuerrelevante Unterlagen (§ 257 Abs. 1 Nr. 1, 4 HGB; § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO; § 14b UStG)
• Bis zu 30 Jahre bei Unterlagen, die zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind (regelmäßige Verjährungsfristen: 3 Jahre; bei titulierten Forderungen: 30 Jahre gemäß §§ 195, 199 BGB)
• Beratungsunterlagen und kundenbezogene Kommunikation speichern wir im Einklang mit § 22 Versicherungsvermittlungsverordnung (VersVermV) für mindestens 5 Jahre. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der letzte aufzeichnungspflichtige Vorgang für den jeweiligen Auftrag angefallen ist. Darüber hinaus kann eine längere Aufbewahrung erfolgen, soweit dies zur Absicherung gegen Haftungsrisiken oder zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen erforderlich ist (z. B. bis zu 10 Jahre nach HGB und AO).

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist erforderlich, wenn Sie – oder das Unternehmen, für das Sie tätig sind – uns mandatieren möchten. Ohne diese Daten ist der Abschluss und die Durchführung eines Maklermandats nicht möglich. Darüber hinaus kann die Bereitstellung bestimmter Daten gesetzlich verpflichtend sein, insbesondere zur Erfüllung versicherungsrechtlicher Anforderungen.

Empfänger: Die AVW Versicherungsmakler GmbH, als Empfängerin der personenbezogenen Daten im Rahmen der Maklerkooperation, erhält von der AVW Assekuranzvermittlung der Wohnungswirtschaft GmbH & Co. KG Zugang zu den erforderlichen Daten, um die vereinbarten Aufgaben im Zusammenhang mit der Maklertätigkeit zu erfüllen.

Im Rahmen unserer Maklertätigkeit verarbeiten wir personenbezogene Daten von Ansprechpartnern der Versicherer, Vermittler und Kooperationsmakler. Diese Daten umfassen in der Regel den Namen, die Funktion/ Berufsbezeichnung sowie die betrieblichen Kontaktdaten (z. B. E-Mail-Adresse und Telefonnummer) der relevanten Personen. Diese Daten sind erforderlich, um die Kommunikation und Zusammenarbeit mit den entsprechenden juristischen Personen (Versicherer, Vermittler und Kooperationsmakler) zu ermöglichen und die Maklertätigkeit ordnungsgemäß auszuführen. Die personenbezogenen Daten werden auch zur Pflege der Geschäftsbeziehung und zur Durchführung gemeinsamer Marketingaktivitäten verarbeitet, wie z. B. der Einladung zu Veranstaltungen oder der Einbindung von Ansprechpartnern als Referenten.

Für die Datenverarbeitung ist innerhalb unserer Unternehmensgruppe der jeweilige Vertragspartner verantwortlich, d.h. entweder die AVW Versicherungsmakler GmbH oder die AVW Assekuranzvermittlung der Wohnungswirtschaft GmbH & Co. KG. Soweit Vertragspartner die AVW Assekuranzvermittlung der Wohnungswirtschaft GmbH & Co. KG ist, werden die Daten innerhalb der Unternehmensgruppe auch an die AVW Versicherungsmakler GmbH weitergegeben (siehe oben unter „Gemeinsame Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen unserer Maklertätigkeit“).

Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der effektiven Durchführung unserer Geschäftsbeziehungen, der Optimierung der Zusammenarbeit mit Kooperationsmaklern und Versicherungsvermittlern sowie der Durchführung gemeinsamer Marketingaktivitäten (z. B. der Einladung zu Veranstaltungen oder der Einbindung als Referenten). Die Verarbeitung der Daten der Ansprechpartner dieser Unternehmen ist erforderlich, um die Kommunikation und Zusammenarbeit im Rahmen der Geschäftstätigkeit effizient zu gestalten. Rechtsgrundlage für die Weitergabe personenbezogener Daten in der Unternehmensgruppe ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Sie dient unserem berechtigten Interesse an der Optimierung von Prozessen innerhalb der Unternehmensgruppe.

Speicherdauer

Speicherdauer: Wir speichern personenbezogene Daten grundsätzlich nur so lange, wie es für die Durchführung des Maklermandats und die Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Die Speicherdauer richtet sich nach Art der Daten und dem jeweiligen Zweck der Verarbeitung.
Im Einzelnen gelten insbesondere folgende Fristen:

• 6 Jahre für empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, Beratungsdokumentationen und sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen (§ 257 Abs. 1 Nr. 2, 3 HGB; § 147 Abs. 3 AO)
• 10 Jahre für Buchungsbelege, Rechnungen, steuerrelevante Unterlagen (§ 257 Abs. 1 Nr. 1, 4 HGB; § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO; § 14b UStG)
• Bis zu 30 Jahre bei Unterlagen, die zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind (regelmäßige Verjährungsfristen: 3 Jahre; bei titulierten Forderungen: 30 Jahre gemäß §§ 195, 199 BGB)
• Beratungsunterlagen und kundenbezogene Kommunikation speichern wir im Einklang mit § 22 Versicherungsvermittlungsverordnung (VersVermV) für mindestens 5 Jahre. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der letzte aufzeichnungspflichtige Vorgang für den jeweiligen Auftrag angefallen ist. Darüber hinaus kann eine längere Aufbewahrung erfolgen, soweit dies zur Absicherung gegen Haftungsrisiken oder zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen erforderlich ist (z. B. bis zu 10 Jahre nach HGB und AO)

Für die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit Schäden ist innerhalb unserer Unternehmensgruppe der jeweilige Vertragspartner des Versicherungsnehmers verantwortlich, d.h. entweder die AVW Versicherungsmakler GmbH oder die AVW Assekuranzvermittlung der Wohnungswirtschaft GmbH & Co. KG. Soweit Vertragspartner die AVW Assekuranzvermittlung der Wohnungswirtschaft GmbH & Co. KG ist, werden die Daten innerhalb der Unternehmensgruppe auch an die AVW Versicherungsmakler GmbH weitergegeben (siehe oben unter „Gemeinsame Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen unserer Maklertätigkeit“).

Sofern wir im Rahmen unserer Tätigkeit als Versicherungsmakler mit einem Schadenfall befasst sind, erhalten wir personenbezogene Daten von Anspruchstellern, Geschädigten, Zeugen sowie anderen an dem Schadenfall beteiligten Personen, die durch unseren Kunden (den Versicherungsnehmer) an uns weitergeleitet werden. Diese Daten sind erforderlich, um den gemeldeten Schaden zu prüfen und um unsere Kunden bei der Schadenbearbeitung gegenüber dem Versicherer zu unterstützen. Zu den relevanten Daten gehören insbesondere Informationen zur Schadenursache – und Höhe sowie ggf. Gesundheitsdaten im Falle von Personenschäden. Weiterhin umfasst die Verarbeitung die Prüfung, ob der Schaden unter den Versicherungsschutz fällt und ggf. die Weiterleitung relevanter Informationen an den betroffenen Versicherer.

Rechtsgrundlage: Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sachgerechten Erfüllung unseres Maklermandats sowie der Wahrung der Rechte und Interessen unseres Kunden im Zusammenhang mit der Schadenregulierung. Sofern besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten bei Personenschäden) betroffen sind, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f in Verbindung mit Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Speicherfrist: Personenbezogene Daten, die wir im Zusammenhang mit einem Schadenfall verarbeiten, speichern wir bis zur vollständigen Klärung und Abwicklung des Schadenereignisses. Anschließend erfolgt eine weitere Aufbewahrung nur, soweit dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Beratungsunterlagen und kundenbezogene Kommunikation speichern wir im Einklang mit § 22 Versicherungsvermittlungsverordnung (VersVermV) für mindestens 5 Jahre. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der letzte aufzeichnungspflichtige Vorgang für den jeweiligen Auftrag angefallen ist. Darüber hinaus kann eine längere Aufbewahrung erfolgen, soweit dies zur Absicherung gegen Haftungsrisiken oder zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen erforderlich ist (z. B. bis zu 10 Jahre nach HGB und AO).

Wenn wir Sie oder Ihren Arbeitgeber – etwa als Lieferanten, Dienstleister oder Geschäftspartner – beauftragen oder sich ein solches Vertragsverhältnis anbahnt, oder im Rahmen einer allgemeinen Kontaktaufnahme, verarbeiten wir folgende Informationen:

• Stammdaten (z. B. Anrede, Vorname, Nachname, Geschlecht, Ihre Position im Unternehmen),
• (öffentlich zugängliche) Informationen über Ihr Unternehmen/Ihren Arbeitgeber,
• Kommunikationsdaten (z. B. geschäftliche Telefonnummer, E-Mail-Adresse, geschäftliche Postanschrift).

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt insbesondere - um:

• Sie oder Ihr Unternehmen/Ihren Arbeitgeber als unseren Zulieferer, Dienstleister oder Geschäftspartner identifizieren zu können,
• ein Vertragsverhältnis anzubahnen, abzuschließen und zu erfüllen,
• eine Korrespondenz mit Ihnen zu führen, soweit sie der Anbahnung oder Durchführung des Vertragsverhältnisses dient,
• betriebliche Prozesse effizient zu gestalten,
• abrechnungs- und buchhalterische Anforderungen zu erfüllen,
• unsere berechtigten Interessen an einer effizienten Geschäftsabwicklung zu wahren.

Rechtsgrundlage: Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie persönlich unser Vertragspartner sind oder werden sollen. Soweit Ihr Arbeitgeber Vertragspartner ist oder wird, stützen wir die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (Wahrung berechtigter Interessen an der Abwicklung des Vertragsverhältnisses mit Ihrem Arbeitgeber).
Im Falle gesetzlicher Verpflichtungen zur Verarbeitung beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den jeweiligen spezialgesetzlichen Vorgaben.

Unter Umständen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Rechtsgrundlage ist insoweit Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

Weitergabe innerhalb der Unternehmensgruppe: Für die Datenverarbeitung ist innerhalb unserer Unternehmensgruppe jeweils derjenige Verantwortliche zuständig, der Vertragspartner ist, d.h. entweder die AVW Versicherungsmakler GmbH oder die AVW Assekuranzvermittlung der Wohnungswirtschaft GmbH & Co. KG. Soweit Vertragspartner die AVW Assekuranzvermittlung der Wohnungswirtschaft GmbH & Co. KG. ist, erfolgt eine Weitergabe personenbezogener Daten an die AVW Versicherungsmakler GmbH, die im Rahmen einer arbeitsteiligen Organisation unterstützende Aufgaben bei der Durchführung der Vertragsbeziehung, insbesondere bei der Kommunikation und Verwaltung, übernimmt.

Rechtsgrundlage für die Weitergabe und weitere Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten Aufgabenwahrnehmung innerhalb der Unternehmensgruppe).

Speicherdauer: Die von uns erhobenen personenbezogenen Daten speichern wir für die Dauer des bestehenden Vertragsverhältnisses sowie darüber hinaus für die Dauer gesetzlicher Aufbewahrungsfristen oder bis zur abschließenden Klärung eventueller wechselseitiger Ansprüche. Im Regelfall betragen gesetzliche Aufbewahrungsfristen zwischen 6 und 10 Jahre.

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist erforderlich, wenn Sie oder Ihr Arbeitgeber mit uns ein Vertragsverhältnis eingehen möchten. Eine Nichtbereitstellung kann dazu führen, dass ein Vertragsabschluss oder eine -durchführung nicht möglich ist.

Für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten von Bewerbern ist allein die AVW Versicherungsmakler GmbH verantwortlich. Bewerber finden Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbermanagements auf unserer  Karriereseite.

Im Rahmen unserer gesellschaftsrechtlichen Verpflichtungen verarbeiten wir personenbezogene Daten von natürlichen Personen, die unsere Gesellschafter vertreten (z. B. Geschäftsführer oder Vorstände).

Sofern weitere Gremien oder Ausschüsse eingerichtet sind, betrifft dies auch deren Mitglieder.

Verantwortlich ist jeweils die Gesellschaft, in deren Gesellschafter- oder Organstruktur die betroffene Person als Vertreter eines Gesellschafters, als Organmitglied oder – sofern vorhanden – als Mitglied eines Gremiums oder Ausschusses tätig ist.

Die Verarbeitung dient folgenden Zwecken:

• Kommunikation im Rahmen der Gesellschafter- und (soweit vorhanden) Gremien- und Ausschussarbeit
• Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation von Sitzungen und Beschlussfassungen
• Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten
• Einreichung von gesellschaftsrechtlich relevanten Unterlagen beim Handelsregister

Verarbeitet werden insbesondere:

• Stammdaten
• Mandats- und Funktionsdaten
• Dokumentations- und Registerdaten

Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung gesetzlicher Pflichten) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten und rechtssicheren Verwaltung). Die rechtlichen Grundlagen ergeben sich unter anderem aus:

• GmbHG: Handelsregistereintragungen
• HGB und AO: Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten;
• Gesellschaftsvertrag / Satzung: Regelungen zur Einberufung und Protokollierung von Sitzungen.

Unser berechtigtes Interesse besteht insbesondere an einer

• effektiven Kommunikation mit den tatsächlichen Entscheidungsträgern der juristischen Personen
• rechtssicheren Protokollierung und Dokumentation von Organentscheidungen
• geordneten internen Organisation sowie der Unterstützung und Beratung der Gesellschafter durch eingerichtete Ausschüsse oder Gremien.
• Minimierung von Haftungsrisiken
• Erfüllung gesellschaftsrechtlicher und steuerlicher Pflichten

Speicherdauer: Die Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Zweckerfüllung oder aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.

• Handels- und steuerrechtliche Unterlagen werden bis zu 10 Jahre aufbewahrt (§ 257 HGB, § 147 AO).
• Gesellschaftsrechtlich relevante Unterlagen wie Gesellschafterlisten, Gesellschaftsverträge oder Protokolle über Organentscheidungen werden über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen hinaus dauerhaft gespeichert, soweit sie zur Wahrung der rechtlichen Struktur der Gesellschaft, zur Beweissicherung bei späteren Rechtsstreitigkeiten oder zur Dokumentation gesellschaftsrechtlicher Vorgänge erforderlich sind (z. B. im Fall von Gesellschafterwechseln oder Haftungsfragen). Grundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Empfänger: Eine Weitergabe erfolgt nur im erforderlichen Rahmen, etwa an:

• Registergerichte, Notare, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte
• Behörden im Rahmen gesetzlicher Melde- oder Offenlegungspflichten
• Die AVW Versicherungsmakler GmbH ist von der AVW Assekuranzvermittlung der Wohnungswirtschaft GmbH & Co. KG mit der Gesellschafter – und Gremienverwaltung als Auftragsverarbeiterin beauftragt und ist insoweit Empfängerin Ihrer Daten.

Die nachfolgenden Informationen erteilen wir Ihnen im Hinblick auf Ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten, wenn wir Sie zu Teams-Besprechungen einladen und Sie an diesen teilnehmen.

Hinweis: Soweit Sie die Webseite von Microsoft Teams aufrufen, ist der Anbieter von Microsoft Teams für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Webseite ist für die Nutzung von Microsoft Teams jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von Microsoft Teams herunterzuladen. Wenn Sie die Microsoft Teams-App nicht nutzen wollen oder können, können Sie Microsoft Teams auch über Ihren Browser nutzen. Der Dienst wird dann insoweit auch über die Webseite von Microsoft Teams erbracht. Weitere Informationen zum Datenschutz bei Microsoft erhalten Sie hier:

https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement

Microsoft Teams ermöglicht es den Nutzern, zu chatten (Chat, Kanal) und an Microsoft Teams Besprechungen teilzunehmen.

Wir verwenden bei Microsoft Teams den Modus Teams Meetings. Bei Teams-Meetings werden Audio- und Videoaufnahmen durch unsere Einstellungen verhindert. Es erfolgt grundsätzlich keine Aufzeichnung der Veranstaltung.

Für Teams-Meetings erhalten Sie über Ihre E-Mailadresse eine Einladung; über einen ebenfalls übermittelten Link können Sie am Meeting teilnehmen.

Bei der Nutzung von Microsoft Teams werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Meeting machen. Folgende personenbezogene Daten sind dabei regelmäßig Gegenstand der Verarbeitung:

Angaben zu Teilnehmenden:

• Vorname, Nachname
• Telefonnummer (optional)
• E-Mail-Adresse
• Passwort
• Profilbild (optional)
• Abteilung (optional)

Bei Einwahl mit dem Telefon:

• Angaben zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer
• Länderkürzel
• Start- und Endzeit der Webkonferenz
• ggf. weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts

Audio- und Videodaten:

Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Teams-Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sollte dieses nicht erwünscht sein, können Sie die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die Teams-Einstellungen abschalten bzw. stummstellen.

Eine Verarbeitung ohne Aufzeichnung erfolgt auf Grundlage der Art. 6 Abs.1 S. 1 b DSGVO (zur Erfüllung eines Vertrages). Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von Microsoft Teams personenbezogene Daten nicht für die Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei der jeweilige Betroffene ist, erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von Microsoft Teams sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen in der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“ im Rahmen unserer Geschäftsbeziehungen intern wie extern sowie Durchführung von Online-Informationsveranstaltungen zur Information der Teilnehmenden über fachliche Themen sowie das Unternehmen und seine Geschäftsaktivitäten.

Textdaten:

Bei Verwendung der Chat-, Frage- oder Umfragefunktionen werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Teams-Meeting anzuzeigen und ggf. zu protokollieren.

Wir speichern die Chatinhalte für einen Zeitraum von einem Jahr. In Chats 1 zu 1 können Besprechungen gestartet werden, diese können von Benutzern mit End-zu-End Verschlüsselung versehen werden, wir weisen darauf hin, dies zu nutzen.

Ein Nutzer kann im Nachhinein und ohne Teilnahme an einem Meeting den Chatverlauf lesen, solange das Meeting aus einem Team heraus eingeladen wurde und man selbst Teil dieses Teams ist. Der Chatverlauf von Meetings kann daher grundsätzlich nachgelesen werden.

Rechtsgrundlage für die Protokollierung von Microsoft Teams Chats und Teams Meetings ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von Microsoft Teams personenbezogene Daten nicht für die Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei der jeweilige Betroffene ist oder für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von Microsoft Teams sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen in der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“ und der Ermöglichung von Chats zwischen den Teilnehmern.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Nutzung von Teams verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Weitere Empfänger: Der Anbieter von Microsoft Teams erhält notwendigerweise Kenntnis von den oben genannten Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit Microsoft Teams vorgesehen ist. Anbieter ist:

Microsoft Ireland Operations Limited

One Microsoft Place

South County Business Park

Leopardstown

Dublin 18

D18 P521

Ireland

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Servern in Rechenzentren in der Europäischen Union in Irland und den Niederlanden. Hierzu haben wir mit Microsoft eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

Microsoft behält sich vor, Kundendaten zu eigenen legitimen Geschäftszwecken zu verarbeiten. Auf diese Datenverarbeitungen von Microsoft haben wir keinen Einfluss. Laut Microsoft gehören dazu zum Beispiel IP-Adresse, Betriebssystem, Treiber des Mikrophones, Jitter-Wert und alle Daten, die zu dem stabilen und sicheren Betrieb benötigt werden. Die personenbezogenen Daten innerhalb von Microsoft Teams werden laut Microsoft spätestens nach 90 Tagen systemseitig endgültig gelöscht. In dem Umfang, in dem Microsoft Teams personenbezogene Daten in Verbindung mit den legitimen Geschäftszwecken verarbeitet, ist Microsoft unabhängiger Verantwortlicher für diese Datenverarbeitungstätigkeiten und als solcher verantwortlich für die Einhaltung aller geltenden Datenschutzbestimmungen. Falls Sie Informationen über die Verarbeitung durch Microsoft benötigen, bitten wir Sie, die entsprechende Erklärung von Microsoft einzusehen.

Des Weiteren haben wir einen IT-Dienstleister, Friedrich Karl Schroeder GmbH & Co. KG, Schwarzer Weg 8, 22309 Hamburg, mit dem laufenden Support in Bezug auf unsere IT-Systeme beauftragt. In Support-Fällen kann es vorkommen, dass der Dienstleister im Rahmen seiner Tätigkeit Einblick in Ihre im Rahmen der Teams-Nutzung verarbeiteten personenbezogenen Daten erhält.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) erfolgt grundsätzlich im Übrigen nicht, da wir unseren Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt haben. Wir können aber nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich Teilnehmende an „Online-Meetings“ in einem Drittland aufhalten.

Wenn Sie uns gegenüber Ihre Rechte nach Art. 15 bis 22 DSGVO geltend machen (z. B. Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch oder Datenübertragbarkeit), verarbeiten wir die im Zusammenhang mit Ihrer Anfrage übermittelten personenbezogenen Daten (z. B. Name, Kontaktdaten, Inhalt der Anfrage, Korrespondenzverlauf) zur Bearbeitung und Dokumentation Ihrer Anfrage.

Ihre Anfragen können sowohl die AVW Versicherungsmakler GmbH als auch die AVW Assekuranzvermittlung der Wohnungswirtschaft GmbH & Co. KG betreffen. Beide Unternehmen sind für die Bearbeitung von Datenschutzanfragen und die Dokumentation gemeinsam gemäß Art. 26 DSGVO verantwortlich. Sie haben gemeinsam Mittel und Zweck festgelegt und einheitliche Datenschutzprozesse implementiert (Datenschutzmanagement). Die Bearbeitung der Anfragen erfolgt zentral durch die AVW Versicherungsmakler GmbH, die die internen und externen Datenschutzaufgaben für beide Gesellschaften wahrnimmt.

Ist Ihre Anfrage an die AVW Assekuranzvermittlung der Wohnungswirtschaft GmbH & Co. KG gerichtet, ist Rechtsgrundlage für die Weitergabe Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in einer effizienten und einheitlichen Organisation der Datenschutzprozesse innerhalb der Unternehmensgruppe sowie in der Wahrung Ihrer Datenschutzrechte.

Dabei bleibt der jeweils ursprünglich verantwortliche Rechtsträger für die Erfüllung Ihrer Datenschutzrechte verantwortlich.

Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) in Verbindung mit Art. 12 Abs. 2 und 3 DSGVO sowie § 34 BDSG, da wir gesetzlich verpflichtet sind, die Rechte betroffener Personen zu wahren und deren Anfragen zu beantworten.

Zusätzlich verarbeiten wir diese Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, um unserer Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO nachzukommen und die ordnungsgemäße Bearbeitung sowie ggf. die Verteidigung unserer Entscheidungen im Rahmen eines möglichen Rechtsstreits sicherzustellen.

Speicherfrist: Die Daten werden für einen Zeitraum von drei Jahren ab dem Ende des Kalenderjahres gespeichert, in dem die Anfrage vollständig bearbeitet wurde, es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder überwiegende berechtigte Interessen erfordern eine längere Speicherung.

Eine Weitergabe Ihrer Daten durch uns erfolgt nur, wenn uns das rechtlich erlaubt ist. Wir geben Ihre Daten ggf. wie folgt weiter, soweit nicht oben bereits gesondert genannt:

• Wir setzen einen Hosting-Dienstleister als Auftragsverarbeiter für den Betrieb dieser Webseiten ein.
• Wir setzen technische Dienstleister für die Backend-Programmierungen als Auftragsverarbeiter an unseren Webseiten ein.
• Wir setzen einen technischen Dienstleister als Auftragsverarbeiter für den Newsletterversand ein.
• Wir setzen einen technischen Dienstleister als Auftragsverarbeiter für das Hosting und den Support des Schadenmanagementportals ein.
• Wir setzen einen technischen Dienstleister als Auftragsverarbeiter für das Maklerverwaltungsprogramm ein.
• Wir setzen einen technischen Dienstleister als Auftragsverarbeiter für den Zugriff auf die Portale aller angebundenen Versicherer sowie den Abruf entsprechender digitaler Post von den Versicherern ein.
• Wir setzen einen technischen Dienstleister als Auftragsverarbeiter im Rahmen der Risiko- und Bedarfsanalysen für unsere Kunden ein.
• Wir setzen einen externen Telefonsekretariats-Service als Auftragsverarbeiter ein.
• In unserer Finanzbuchhaltung setzen wir einen technischen Dienstleister als Auftragsverarbeiter ein.
• Wir setzen ein IT-Unternehmen als Auftragsverarbeiter für die Wartung und Pflege von Büroinformationssystemen ein.
• Wir übergeben Ihre Daten ggf. an Akten-/Datenvernichtungsunternehmen als Auftragsverarbeiter.
• Wir übergeben Ihre Adressdaten an Logistikunternehmen zwecks Versandsendungen.
• Öffentliche Stellen/Behörden, insbesondere Finanzbehörden, können Daten empfangen, soweit dies zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung erforderlich ist. Rechtsgrundlage für die Weitergabe ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit der jeweiligen Vorschrift. Bei dem Verdacht einer Straftat können wir Ihre Daten an Strafverfolgungsbehörden (bspw. Polizei, Staatsanwaltschaft) weitergeben.
• Im Zusammenhang mit unserem Unternehmensbetrieb (z. B. Auditoren, Banken, Versicherungen, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsberater, Aufsichtsbehörden, Übersetzer) kann eine Weitergabe stattfinden. Rechtsgrundlage für die Weitergabe ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b oder lit. f DSGVO.