Datenschutz

Wir von der AVW Unternehmensgruppe (im Folgenden: „AVW“) nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich in Übereinstimmung mit dieser Datenschutzerklärung sowie den einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (im Folgenden: „DSGVO“).

Die folgende Datenschutzerklärung bezieht sich auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf unseren Webseiten (Teil A), als Kunde oder Interessent (Teil B), als Versicherer, Vermittler oder Maklern (Teil C), als Dienstleister oder Lieferant (Teil D) sowie im Zusammenhang mit einer Bewerbung bei uns (Teil E). In Teil F folgen schließlich einige allgemeine Informationen, die für sämtliche Datenverarbeitungen der AVW gelten.

Teil A: Datenverarbeitung auf unseren Webseiten und für den Newsletter und für Veranstaltungen

Teil B: Verarbeitung von Daten von Kunden und Interessenten sowie potenziellen Kunden

Teil C: Verarbeitung von Daten von Versicherern, Vermittlern und Kooperationsmaklern

Teil D: Verarbeitung von Daten von Dienstleistern und Lieferanten

Teil E: Verarbeitung von Bewerber-Daten

Teil F: Nutzung von Microsoft 365 Teams

Teil G: Allgemeine Informationen (Ihre Rechte, Verantwortlicher, Datenschutzbeauftragter)

Speicherung der IP-Adresse

Wir speichern die von Ihrem Webbrowser übermittelte IP-Adresse streng zweckgebunden für die Dauer von sieben Tagen, in dem Interesse, Angriffe auf unsere Webseiten erkennen, eingrenzen und beseitigen zu können. Nach Ablauf dieser Zeitspanne löschen bzw. anonymisieren wir die IP-Adresse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. 

Nutzungsdaten

Wenn Sie unsere Webseiten besuchen, werden auf unserem Webserver temporär sogenannte Nutzungsdaten zu statistischen Zwecken als Protokoll gespeichert, um die Qualität unserer Webseiten zu verbessern. Dieser Datensatz besteht aus 

• der Seite, von der aus die Datei angefordert wurde,
• dem Namen der Datei,

• dem Datum und der Uhrzeit der Abfrage,
• der übertragenen Datenmenge,
• dem Zugriffsstatus (Datei übertragen, Datei nicht gefunden),
• der Beschreibung des Typs des verwendeten Webbrowsers,
• der IP-Adresse des anfragenden Rechners, die so verkürzt wird, dass ein Personenbezug nicht mehr herstellbar ist.

Die genannten Protokolldaten werden nur anonymisiert gespeichert.

Datenübermittlung an Dritte

Wir übermitteln Ihre Daten im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO an Dienstleister, die uns beim Betrieb unserer Webseiten (z.B. Hosting und Gestaltung) und der damit zusammenhängenden Prozesse unterstützen. Unsere Dienstleister sind uns gegenüber streng weisungsgebunden und entsprechend vertraglich verpflichtet.

Datenverwendung bei Anmeldung zum E-Mail-Newsletter

Wir bieten Ihnen auf unserer Internetseite die Möglichkeit, unseren Newsletter mit Fachinformationen zu bestellen. Sofern Sie uns eine gesonderte Einwilligung erteilt haben, dass wir Sie per E-Mail über unternehmenseigene Produkte und Dienstleistungen informieren, erfolgt eine entsprechende Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).   

Um sicherzustellen, dass eine Newsletter-Anmeldung tatsächlich vom Inhaber der angemeldeten Mailadresse stammt, setzen wir das sogenannte „Double-Opt-In“-Verfahren ein. Das bedeutet, Sie erhalten nach der Anmeldung zunächst eine E-Mail in der wir Sie bitten, durch das Anklicken eines in dieser E-Mail enthaltenen Links nochmals zu bestätigen, dass Sie unseren Newsletter erhalten möchten und, dass Sie der berechtigte E-Mail-Adressinhaber sind. Erst nach Bestätigung sind Sie für den Newsletterempfang eingetragen. 

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, ohne dass dies die Rechtmäßigkeit der bisher erfolgten Verarbeitung berührt. Wenn die Einwilligung widerrufen wird, stellen wir die entsprechende Datenverarbeitung ein. 

Wenn Sie zukünftig keinen Newsletter mehr erhalten möchten, können Sie diesen jederzeit wieder abstellen, z. B. per E-Mail an service@avw-gruppe.de oder über den Link zur Abbestellung des Newsletters, den Sie in jeder Newsletter-E-Mail vorfinden.

Cookies 

Auf unseren Webseiten nutzen wir Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert und ausgelesen werden können. Man unterscheidet zwischen Session-Cookies, die wieder gelöscht werden, sobald Sie ihren Browser schließen und permanenten Cookies, die über die einzelne Sitzung hinaus gespeichert werden. Cookies können Daten enthalten, die eine Wiedererkennung des genutzten Geräts möglich machen. Teilweise enthalten Cookies aber auch lediglich Informationen zu bestimmten Einstellungen, die nicht personenbeziehbar sind.

Wir nutzen auf unseren Webseiten Session-Cookies. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. f DSGVO und in dem Interesse die Benutzerführung zu optimieren.

Sie können Ihren Browser so einstellen, dass er Sie über die Platzierung von Cookies informiert. So wird der Gebrauch von Cookies für Sie transparent. Sie können Cookies zudem jederzeit über die entsprechende Browsereinstellung löschen und das Setzen neuer Cookies verhindern. Bitte beachten Sie, dass unsere Webseiten dann ggf. nicht optimal angezeigt werden und einige Funktionen technisch nicht mehr zur Verfügung stehen.    

Online-Schadenmeldungen (Webformular)

Sie haben die Möglichkeit, uns einen bei Ihnen aufgetretenen Schaden über ein Webformular direkt zu melden. Zur Nutzung unseres Webformulars benötigen wir Angaben zum Schadentag, Schadenort, Schadenursache, Schadenhergang, geschätzte Schadenhöhe, eine Information, ob Sie zum Abzug der Vorsteuer berechtigt sind, teilweise Angaben zum Anspruchsteller sowie Kontaktdaten. Beim Formular KfZ-Schaden benötigen wir auch Angaben zum Fahrzeug und Fahrzeugfahrer zum Zeitpunkt des Unfalls und wo das Fahrzeug besichtigt werden kann. Pflichtangaben sind mit einem * gekennzeichnet. Weitere Angaben können Sie mitteilen, müssen dies jedoch nicht.

Selbstverständlich sind Sie nicht verpflichtet, Ihren Schaden über unser Webformular zu melden, sondern können uns Ihre Schadenanzeige auch per Post, Fax oder E-Mail übermitteln.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Ihre Daten werden nur zur Beantwortung Ihrer Meldung verarbeitet. 

Kontaktformular

Sie haben die Möglichkeit, mit uns über ein Webformular in Kontakt zu treten. Zur Nutzung unseres Kontaktformulars benötigen wir Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse. Weitere Angaben können Sie mitteilen, müssen dies jedoch nicht.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage einen bereits bestehenden Vertrag betrifft oder auf Abschluss eines Vertrages gerichtet ist. In den übrigen Fällen dient die Verarbeitung unserem berechtigten Interesse an der Beantwortung Ihrer Anfrage, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Ihre Daten werden nur zur Beantwortung Ihrer Anfrage verarbeitet und nach Bearbeitung der Kontaktanfrage unverzüglich gelöscht. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.

Kundenfeedback

Sie haben die Möglichkeit, uns über ein Webformular Feedback zu geben. Zur Nutzung unseres Feedbackformulars benötigen wir keine personenbezogenen Angaben. Soweit Sie jedoch Angaben zu Ihrer Person (z.B. Name und E-Mail) machen, ist die Rechtsgrundlage der Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Je nach Inhalt Ihres Kundenfeedbacks werden die in diesem Zusammenhang erhobenen Daten auch an unser Qualitäts- oder Beschwerdemanagement weitergeleitet und dort verarbeitet. Zur Vorhaltung eines entsprechenden Beschwerdemanagements sind wir gem. § 17 VersVermV verpflichtet, wobei wir der zuständigen Industrie- und Handelskammer auch jederzeit Einsicht zu gewähren haben. Darüber hinaus erfolgt keine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte. Die Speicherfrist entspricht der dreijährigen Regelverjährungsfrist (§ 195 BGB).

Anmeldung zu Veranstaltungen

Bei Anmeldungen zu unseren Veranstaltungen durch Sie oder durch Dritte (z. B. Arbeitgeber oder Kolleg:innen) werden die von Ihnen angegebenen Kontaktdaten verarbeitet, um die jeweilige Veranstaltung organisieren, durchführen und ggf. nachbereiten zu können.

Die Daten werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO verarbeitet.

Ihre personenbezogenen Daten werden übermittelt an:

• an Dritte, wenn wir gesetzlich hierzu verpflichtet sind oder Sie vorab in die Datenübermittlung eingewilligt haben, zum Beispiel zum Zwecke der Hotelzimmerbuchung für Sie, oder falls die Veranstaltung in einem anderen Unternehmen oder Veranstaltungsort stattfindet, ggf. zur Einlasskontrolle,
• ggf. an Auftragsverarbeiter, die mit der Organisation und Durchführung einer Veranstaltung beauftragt wurden, Scandienstleister, Hoster und sonstige IT-Dienstleister sowie externe Administratoren, Wartung und Fernwartung, Entsorger von Akten/Datenträgern.

Sie können eine ggf. erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen, ohne dass dies die Rechtmäßigkeit der bisher erfolgten Verarbeitung berührt. Wenn die Einwilligung widerrufen wird, stellen wir die entsprechende Datenverarbeitung ein.

Ihre Kontaktdaten und ggf. Bankverbindungsdaten werden benötigt, um Ihre Anfrage auf Teilnahme an einer Veranstaltung bearbeiten zu können. Insofern sind Sie dazu verpflichtet, Ihre Daten anzugeben. Diese Verpflichtung ergibt sich aus Vertrag bzw. einem vorvertraglichen Schuldverhältnis. Sofern Sie oder ein Dritter, der Sie anmeldet, bei der Anmeldung die erforderlichen Anmeldedaten nicht angibt, können Sie sich nicht für eine unseren Veranstaltungen anmelden bzw. angemeldet werden.

Die Datenlöschung erfolgt bei kostenlosen Veranstaltungen unmittelbar nach Veranstaltungsabwicklung und bei kostenpflichtigen Veranstaltungen unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und bezogen auf die Rechnungsstellung nach zehn Jahren.

Teil B: Verarbeitung von Daten von Kunden und Interessenten sowie potenziellen Kunden

Erhebung und Nutzung personenbezogener Daten

Von unseren Kunden erheben wir personenbezogene Daten im Rahmen des bestehenden Vertragsverhältnisses. Dabei handelt es sich in der Regel um den Namen, die Funktion / Berufsbezeichnung sowie die betrieblichen Kontaktdaten (E-Mail-Adresse und Telefonnummer) der Ansprechpartner unserer Unternehmenskunden. Soweit es sich bei den Kunden um natürliche Personen handelt, erheben wir von diesen den Namen sowie Adresse, sowie ggf. weitere Daten, die sich nach der jeweiligen Art der Versicherung richten. Diese Daten sind für einen Vertragsabschluss erforderlich und verpflichtend. Bei Nichtbereitstellung der Daten ist ein Vertragsschluss bzw. die -Durchführung nicht möglich.

Diese Daten werden zum einen verwendet, soweit dies für die Bearbeitung eines uns erteilten Auftrags oder einer Anfrage erforderlich ist. Zum anderen nutzen wir die Daten auch für die Pflege der Geschäftsbeziehung, wie z.B. die Einladung zu unseren Veranstaltungen oder zur Durchführung von Zufriedenheitsumfragen.

Personenbezogene Daten von Interessenten und potenziellen Kunden erheben wir im Rahmen der Geschäftsanbahnung und des Marketings. Auch dabei handelt es sich in der Regel um den Namen, die Funktion / Berufsbezeichnung sowie die betrieblichen Kontaktdaten (E-Mail-Adresse und Telefonnummer) der Ansprechpartner von Interessenten und potenziellen Kunden.

Verantwortlicher / Weitergabe

Für die Datenverarbeitung ist innerhalb unserer Unternehmensgruppe der jeweilige Vertragspartner verantwortlich, d.h. entweder die AVW Versicherungsmakler GmbH oder die AVW Assekuranzvermittlung der Wohnungswirtschaft GmbH & Co. KG. Soweit Vertragspartner die AVW Assekuranzvermittlung der Wohnungswirtschaft GmbH & Co. KG ist, werden die Daten innerhalb der Unternehmensgruppe auch an die AVW Versicherungsmakler GmbH weitergegeben.

Im Übrigen geben wir die von uns erhobenen personenbezogenen Daten nur dann an Dritte weiter, wenn dies datenschutzrechtlich gerechtfertigt ist. So geben wir Ihre personenbezogenen Daten an Unternehmen oder Einzelpersonen weiter, die wir mit der Erfüllung von einzelnen Aufgaben und Dienstleistungen für uns beauftragt haben (z.B. IT-Dienstleister, Steuerberater). Die Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an diese Unternehmen beschränkt sich auf das zur Erfüllung ihrer Tätigkeit notwendige Maß. Diese Unternehmen sind gleichsam an die datenschutzrechtlichen Regelungen gebunden, wurden von uns sorgsam ausgewählt und werden von uns regelmäßig überwacht. Darüber hinaus geben wir Ihre personenbezogenen Daten nur dann an Dritte weiter, soweit wir gesetzlich oder per Gerichtsbeschluss dazu verpflichtet sind.

Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten für die Erfüllung eines bestehenden Vertrages oder die Anbahnung eines entsprechenden Vertrages ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Pflege oder dem Aufbau von Geschäftsbeziehungen ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Sie dient unserem berechtigten Interesse an Geschäftsanbahnung, Marketing sowie Kundenpflege. Sie haben das Recht, der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu diesem Zweck jederzeit zu widersprechen (vgl. Teil E – Ihre Rechte als Betroffener).

Rechtsgrundlage für die Weitergabe personenbezogener Daten in der Unternehmensgruppe ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Sie dient unserem berechtigten Interesse an der Optimierung von Prozessen innerhalb der Unternehmensgruppe. Sie können gegen diese Verarbeitung aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation Ihrer Person ergeben, jederzeit Widerspruch einlegen (vgl. Teil E – Ihre Rechte als Betroffener).

Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur für den Zeitraum, der zur Erreichung des Speicherungszwecks erforderlich ist, oder sofern dies durch den Gesetzgeber vorgesehen wurde, gespeichert. Dementsprechend werden die personenbezogenen Daten routinemäßig gesperrt oder gelöscht, wenn der Speicherungszweck entfällt oder eine gesetzliche Frist abläuft.

Teil C: Verarbeitung von Daten von Versicherern, Vermittlern und Kooperationsmaklern

Erhebung und Nutzung personenbezogener Daten

Von den Versicherern, Vermittlern und Kooperationsmaklern erheben wir personenbezogene Daten im Rahmen des bestehenden Vertragsverhältnisses. Dabei handelt es sich in der Regel um den Namen, die Funktion / Berufsbezeichnung sowie die betrieblichen Kontaktdaten (E-Mail-Adresse und Telefonnummer) der Ansprechpartner der Versicherer, Vermittler oder Kooperationsmakler. Diese Daten sind für einen Vertragsabschluss erforderlich und verpflichtend. Bei Nichtbereitstellung der Daten ist ein Vertragsschluss bzw. die -Durchführung nicht möglich. Diese Daten werden zum einen verwendet, soweit dies für die Durchführung des Vertrages erforderlich ist. Zum anderen nutzen wir die Daten auch für die Pflege der Geschäftsbeziehung sowie gemeinsame Marketingaktivitäten (z.B. Einladung zu unseren Veranstaltungen sowie Einbindung als Referenten).

Verantwortlicher / Weitergabe

Für die Datenverarbeitung ist innerhalb unserer Unternehmensgruppe der jeweilige Vertragspartner verantwortlich, d.h. entweder die AVW Versicherungsmakler GmbH oder die AVW Assekuranzvermittlung der Wohnungswirtschaft GmbH & Co. KG. Soweit Vertragspartner die AVW Assekuranzvermittlung der Wohnungswirtschaft GmbH & Co. KG ist, werden die Daten innerhalb der Unternehmensgruppe auch an die AVW Versicherungsmakler GmbH weitergegeben.

Im Übrigen geben wir die von uns erhobenen personenbezogenen Daten nur dann an Dritte weiter, wenn dies datenschutzrechtlich gerechtfertigt ist. So geben wir Ihre personenbezogenen Daten an Unternehmen oder Einzelpersonen weiter, die wir mit der Erfüllung von einzelnen Aufgaben und Dienstleistungen für uns beauftragt haben (z.B. IT-Dienstleister, Steuerberater). Die Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an diese Unternehmen beschränkt sich auf das zur Erfüllung ihrer Tätigkeit notwendige Maß. Diese Unternehmen sind gleichsam an die datenschutzrechtlichen Regelungen gebunden, wurden von uns sorgsam ausgewählt und werden von uns regelmäßig überwacht. Darüber hinaus geben wir Ihre personenbezogenen Daten nur dann an Dritte weiter, soweit wir gesetzlich oder per Gerichtsbeschluss dazu verpflichtet sind.

Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten für die Erfüllung eines bestehenden Vertrages oder die Anbahnung eines entsprechenden Vertrages ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO.

Rechtsgrundlage für die Weitergabe personenbezogener Daten in der Unternehmensgruppe ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Sie dient unserem berechtigten Interesse an der Optimierung von Prozessen innerhalb der Unternehmensgruppe. Sie können gegen diese Verarbeitung aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation Ihrer Person ergeben, jederzeit Widerspruch einlegen (vgl. Teil E – Ihre Rechte als Betroffener).

Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur für den Zeitraum, der zur Erreichung des Speicherungszwecks erforderlich ist, oder sofern dies durch den Gesetzgeber vorgesehen wurde, gespeichert. Dementsprechend werden die personenbezogenen Daten routinemäßig gesperrt oder gelöscht, wenn der Speicherungszweck entfällt oder eine gesetzliche Frist abläuft.

Teil D: Verarbeitung von Daten von Dienstleistern und Lieferanten

Erhebung und Nutzung personenbezogener Daten

Von den Dienstleistern und Lieferanten erheben wir personenbezogene Daten im Rahmen des bestehenden Vertragsverhältnisses. Dabei handelt es sich in der Regel um den Namen, die Funktion / Berufsbezeichnung sowie die betrieblichen Kontaktdaten (E-Mail-Adresse und Telefonnummer) der Ansprechpartner der Dienstleister und Lieferanten. Diese Daten sind für einen Vertragsabschluss erforderlich und verpflichtend. Bei Nichtbereitstellung der Daten ist ein Vertragsschluss bzw. die -Durchführung nicht möglich. Diese Daten werden verwendet, soweit dies für die Durchführung des Vertrages erforderlich ist.

Verantwortlicher / Weitergabe

Für die Datenverarbeitung ist innerhalb unserer Unternehmensgruppe der jeweilige Vertragspartner verantwortlich, d.h. entweder die AVW Versicherungsmakler GmbH oder die AVW Assekuranzvermittlung der Wohnungswirtschaft GmbH & Co. KG. Soweit Vertragspartner die AVW Assekuranzvermittlung der Wohnungswirtschaft GmbH & Co. KG ist, werden die Daten innerhalb der Unternehmensgruppe auch an die AVW Versicherungsmakler GmbH weitergegeben.

Im Übrigen geben wir die von uns erhobenen personenbezogenen Daten nur dann an Dritte weiter, wenn dies datenschutzrechtlich gerechtfertigt ist. So geben wir Ihre personenbezogenen Daten an Unternehmen oder Einzelpersonen weiter, die wir mit der Erfüllung von einzelnen Aufgaben und Dienstleistungen für uns beauftragt haben (z.B. IT-Dienstleister, Steuerberater). Die Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an diese Unternehmen beschränkt sich auf das zur Erfüllung ihrer Tätigkeit notwendige Maß. Diese Unternehmen sind gleichsam an die datenschutzrechtlichen Regelungen gebunden, wurden von uns sorgsam ausgewählt und werden von uns regelmäßig überwacht. Darüber hinaus geben wir Ihre personenbezogenen Daten nur dann an Dritte weiter, soweit wir gesetzlich oder per Gerichtsbeschluss dazu verpflichtet sind.

 Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten für die Erfüllung eines bestehenden Vertrages oder die Anbahnung eines entsprechenden Vertrages ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO.

Rechtsgrundlage für die Weitergabe personenbezogener Daten in der Unternehmensgruppe ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Sie dient unserem berechtigten Interesse an der Optimierung von Prozessen innerhalb der Unternehmensgruppe. Sie können gegen diese Verarbeitung aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation Ihrer Person ergeben, jederzeit Widerspruch einlegen (vgl. Teil E – Ihre Rechte als Betroffener).

Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur für den Zeitraum, der zur Erreichung des Speicherungszwecks erforderlich ist, oder sofern dies durch den Gesetzgeber vorgesehen wurde, gespeichert. Dementsprechend werden die personenbezogenen Daten routinemäßig gesperrt oder gelöscht, wenn der Speicherungszweck entfällt oder eine gesetzliche Frist abläuft.

Teil E: Verarbeitung von Bewerber-Daten

Erhebung und Nutzung personenbezogener Daten

Bei Ihrer Bewerbung bei uns werden die von Ihnen mitgeteilten Daten (Ihre Kontaktdaten, Geburtsdatum, Lebenslauf, Zeugnisse, berufliche Qualifikationen und beruflicher Werdegang sowie – im Falle der Erstattung von Reisekosten – ihre Bankverbindung) von uns verarbeitet, um Ihre Bewerbung zu bearbeiten.

Die Verarbeitung Ihrer Bewerber-Daten erfolgt ausschließlich für den Zweck der Besetzung der Stelle, für die Sie sich beworben haben.

Verantwortlicher / Weitergabe

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist die AVW Versicherungsmakler GmbH.

Die von uns erhobenen personenbezogenen Daten geben wir nur dann an Dritte weiter, wenn dies datenschutzrechtlich gerechtfertigt ist. So geben wir Ihre personenbezogenen Daten an Unternehmen oder Einzelpersonen weiter, die wir mit der Erfüllung von einzelnen Aufgaben und Dienstleistungen für uns beauftragt haben (z.B. IT-Dienstleister, Steuerberater). Die Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an diese Unternehmen beschränkt sich auf das zur Erfüllung ihrer Tätigkeit notwendige Maß. Diese Unternehmen sind gleichsam an die datenschutzrechtlichen Regelungen gebunden, wurden von uns sorgsam ausgewählt und werden von uns regelmäßig überwacht. Darüber hinaus geben wir Ihre personenbezogenen Daten nur dann an Dritte weiter, soweit wir gesetzlich oder per Gerichtsbeschluss dazu verpflichtet sind.

Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist § 26 BDSG.

Speicherdauer

Sofern es nicht zu einer Einstellung kommt, werden wir Ihre Daten für 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens speichern, um Fragen im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung und einer etwaigen Ablehnung beantworten zu können. Soweit wir zum Zeitpunkt Ihrer Bewerbung keine Stelle vakant haben, Ihre Bewerbung aber für eine zukünftige Vakanz interessant ist, speichern wir Ihre Daten für diesen Zweck nur weiter, wenn Sie hierin ausdrücklich eingewilligt haben.

In Einzelfällen kann es zu einer längeren Speicherung von einzelnen Daten kommen (z. B. im Falle der Erstattung von Reisekosten). Die Dauer der Speicherung richtet sich dann nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bspw. aus der Abgabenordnung (6 Jahre) oder dem Handelsgesetzbuch (10 Jahre).

Teil F: Nutzung von Microsoft 365 Teams

Die nachfolgenden Informationen erteilen wir Ihnen im Hinblick auf Ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten, wenn wir Sie zu Teams-Besprechungen einladen und Sie an diesen teilnehmen.

Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von Microsoft Teams aufrufen, ist der Anbieter von Microsoft Teams für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von Microsoft Teams jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von Microsoft Teams herunterzuladen. Wenn Sie die Microsoft Teams-App nicht nutzen wollen oder können, können Sie Microsoft Teams auch über Ihren Browser nutzten. Der Dienst wird dann insoweit auch über die Website von Microsoft Teams erbracht.
Weitere Informationen zum Datenschutz bei Microsoft erhalten Sie hier:

https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement

Microsoft Teams ermöglicht es den Nutzern, zu chatten (Chat, Kanal) und an Microsoft Teams Besprechungen teilzunehmen.

Wir verwenden bei Microsoft Teams den Modus Team Meetings. Bei Teams-Meetings werden Audio- und Videoaufnahmen durch unsere Einstellungen verhindert. Es erfolgt grundsätzlich keine Aufzeichnung der Veranstaltung.

Für Teams-Meetings erhalten Sie über Ihre E-Mailadresse eine Einladung; über einen ebenfalls übermittelten Link können Sie am Meeting dann teilnehmen.

Bei der Nutzung von Microsoft Teams werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Meeting machen. Folgende personenbezogene Daten sind dabei regelmäßig Gegenstand der Verarbeitung:

Angaben zu Teilnehmenden:

• Vorname, Nachname;
• Telefonnummer (optional);
• E-Mail-Adresse;
• Passwort;
• Profilbild (optional);
• Abteilung (optional).

Bei Einwahl mit dem Telefon:

• Angaben zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer;
• Länderkürzel;
• Start- und Endzeit der Webkonferenz;
• ggf. weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts.

Audio- und Videodaten:

Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Teams-Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sollte dieses nicht erwünscht sein, können Sie die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die Teams-Einstellungen abschalten bzw. stummstellen.

Eine Verarbeitung ohne Aufzeichnung erfolgt auf Grundlage der Art. 6 Abs.1 S. 1 b DSGVO (zur Erfüllung eines Vertrages). Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Microsoft Teams“ personenbezogene Daten nicht für die Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei der jeweilige Betroffene ist. erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Microsoft Teams“ sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen in der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“ im Rahmen unserer Geschäftsbeziehungen intern wie extern sowie Durchführung von Online-Informationsveranstaltungen zur Information der Teilnehmenden über fachliche Themen sowie das Unternehmen und seine Geschäftsaktivitäten.

Textdaten:

Bei Verwendung der Chat-, Frage- oder Umfragefunktionen werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Teams-Meeting anzuzeigen und ggf. zu protokollieren.

Wir speichern die Chatinhalte für einen Zeitraum von einem Jahr. In Chats 1 zu 1 können Besprechungen gestartet werden, diese können von Benutzern mit End-zu-End Verschlüsselung versehen werden, wir weisen darauf hin, dies zu nutzen.

Ein Nutzer kann im Nachhinein und ohne Teilnahme an einem Meeting den Chatverlauf lesen, solange das Meeting aus einem Team heraus eingeladen wurde und man selbst Teil dieses Teams ist. Der Chatverlauf von Meetings kann daher grundsätzlich nachgelesen werden.

Rechtsgrundlage für die Protokollierung von Microsoft Teams Chats und Teams Meetings ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Microsoft Teams“ personenbezogene Daten nicht für die Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei der jeweilige Betroffene ist oder für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Microsoft Teams“ sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen in der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“ und der Ermöglichung von Chats zwischen den Teilnehmern.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Nutzung von Teams verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Microsoft Teams“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den oben genannten Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Microsoft Teams“ vorgesehen ist. Anbieter ist:

Microsoft Ireland Operations Limited
One Microsoft Place
South County Business Park
Leopardstown
Dublin 18
D18 P521
Ireland

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Servern in Rechenzentren in der Europäischen Union in Irland und den Niederlanden. Hierzu haben wir mit Microsoft eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

Microsoft behält sich vor, Kundendaten zu eigenen legitimen Geschäftszwecken zu verarbeiten. Auf diese Datenverarbeitungen von Microsoft haben wir keinen Einfluss. Laut Microsoft gehören dazu zum Beispiel IP-Adresse, Betriebssystem, Treiber des Mikrophones, Jitter-Wert und alle Daten, die zu dem stabilen und sicheren Betrieb benötigt werden. Die personenbezogenen Daten innerhalb von Microsoft Teams werden laut Microsoft spätestens nach 90 Tagen systemseitig endgültig gelöscht. In dem Umfang, in dem Microsoft Teams personenbezogene Daten in Verbindung mit den legitimen Geschäftszwecken verarbeitet, ist Microsoft unabhängiger Verantwortlicher für diese Datenverarbeitungstätigkeiten und als solcher verantwortlich für die Einhaltung aller geltenden Datenschutzbestimmungen. Falls Sie Informationen über die Verarbeitung durch Microsoft benötigen, bitten wir Sie, die entsprechende Erklärung von Microsoft einzusehen.

Des Weiteren haben wir einen IT-Dienstleister, Friedrich Karl Schroeder GmbH & Co. KG, Schwarzer Weg 8, 22309 Hamburg, mit dem laufen Support in Bezug auf unsere IT-Systeme beauftragt. In Support-Fällen kann es mal vorkommen, dass der Dienstleister im Rahmen seiner Tätigkeit Einblick in Ihre im Rahmen der Teamsnutzung verarbeiteten personenbezogenen Daten erhält.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) erfolgt grundsätzlich im Übrigen nicht, da wir unseren Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt haben. Wir können aber nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich Teilnehmende an „Online-Meeting“ in einem Drittland aufhalten.

Teil G: Allgemeine Informationen (Ihre Rechte, Verantwortlicher, Datenschutzbeauftragter)

Ihre Rechte als Betroffener

Bei Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gewährt die DSGVO Ihnen als Betroffenen bestimmte Rechte:

1. Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)

Sie haben das Recht eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf die in Art. 15 DSGVO im Einzelnen aufgeführten Informationen.

2. Recht auf Berichtigung und Löschung (Art. 16 und 17 DSGVO)

Sie haben das Recht, unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten und ggf. die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

Sie haben zudem das Recht, zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 DSGVO im Einzelnen aufgeführten Gründe zutrifft, z.B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden.

3. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 DSGVO aufgeführten Voraussetzungen gegeben ist, z. B. wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben, für die Dauer einer etwaigen Prüfung.

4. Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

In bestimmten Fällen, die in Art. 20 DSGVO im Einzelnen aufgeführt werden, haben Sie das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten bzw. die Übermittlung dieser Daten an einen Dritten zu verlangen.

5. Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Werden Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f erhoben (Datenverarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen), steht Ihnen das Recht zu, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen nachweisbar zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Selbstverständlich können Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Zwecke der Werbung und Datenanalyse jederzeit widersprechen. Über Ihren Werbewiderspruch können Sie uns unter folgenden Kontaktdaten informieren: datenschutz@avw-gruppe.de sowie unter den im Impressum oder unter Verantwortlicher angegebenen Kontaktdaten.

6. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben gem. Art. 77 DSGVO das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt. Das Beschwerderecht kann insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend gemacht werden. Hierzu gehört auch die für den Verantwortlichen zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde.  Dies ist für die AVW Versicherungsmakler GmbH der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Herr Thomas Fuchs, Ludwig-Erhard-Str 22, 7. OG, 20459 Hamburg, Tel.: 040 / 428 54 – 4040, Fax: 040 / 428 54 – 4000, E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de. Für die AVW Assekuranzvermittlung der Wohnungswirtschaft GmbH & Co. KG ist die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein, Marit Hansen, Postfach 71 16, 24171 Kiel, Tel.: 0431 988-1200, Fax:  0431 988-1223, E-Mail: mail@datenschutzzentrum.de.

Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenerhebung und Verarbeitung der AVW ist – soweit vorstehend nicht anders angegeben – die

AVW Versicherungsmakler GmbH

Hammerbrookstr. 5

20097 Hamburg

Telefon: +49 (40) 2 41 97 – 0

Service@avw-gruppe.de

Soweit nach den vorstehenden Angaben die AVW Assekuranzvermittlung der Wohnungswirtschaft GmbH & Co. KG als Verantwortliche einzuordnen ist, lauten die Kontaktdaten wie folgt:

AVW Assekuranzvermittlung der Wohnungswirtschaft GmbH & Co. KG

Gerold Damm 6

23715 Bosau

Telefon: +49 (4527) 927 46 – 0

Telefax: +49 (4527) 927 46 – 11

avw@assekuranzvermittlung.com

Senden Sie uns Ihr Anliegen an: datenschutz@avw-gruppe.de.

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Darüber hinaus steht Ihnen unser externer Datenschutzbeauftragter gerne für Auskünfte oder Anregungen zum Thema Datenschutz zur Verfügung:

Datenschutzbeauftragter

c/o AVW Unternehmensgruppe

Hammerbrookstr. 5

20097 Hamburg

Telefon: 02166 / 96 523 - 30

Telefax: 02166 / 96 523 - 39

E-Mail: datenschutzbeauftragter.avw@securedataservice.de  

Gültigkeit und Aktualität

Durch die Implementierung neuer Technologien, die beständige Anpassung und Weiterentwicklung des Datenschutzes und insbesondere Änderung gesetzlicher Grundlagen kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. AVW behält sich daher vor, die Datenschutzerklärung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu ändern. Wir empfehlen Ihnen, die Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit zu lesen und einen Ausdruck bzw. eine Kopie zu Ihren Unterlagen zu nehmen.

Stand: 05.06.2023