Ab sofort können Kunden der AVW Beitragsrechnungen von uns in elektronischer Form erhalten. Das heißt: Wenn Sie sich für den neuen Service entscheiden, bekommen Sie Ihre Rechnungen künftig nicht mehr in Papierform, sondern per Email an die Schnittstelle zu Ihrem ERP-System. Zunächst bieten wir diesen Service für Objektversicherungen an, da dort große Stückzahlen zu bewältigen sind.
Wie sehen die elektronischen Rechnungen aus?
Sie erhalten Ihre Rechnung als PDF. In die Datei sind strukturierte Rechnungsdaten eingebettet (XML-Rechnung). Das ermöglicht den elektronischen Rechnungsaustausch und die voll automatisierte Rechnungserfassung über eine ERP-Schnittstelle.
Die AVW nutzt das einheitliche Datenformat für elektronische Rechnungen: ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnungen Deutschland.) ZUGFeRD erfüllt die von der Finanzverwaltung geforderte revisionssichere Archivierung (GoBD). Die empfangenen strukturierten Daten können ohne weitere Bearbeitung ausgelesen und automatisiert weiterverarbeitet werden. Das bedeutet: Schritte wie zum Beispiel das Einscannen einer „normalen“ Papier-Rechnung entfallen.
Für wen sind die elektronischen Beitragsrechnungen sinnvoll?
Das PDF-Format ermöglicht allen Kunden eine Zeit- und Kostenersparnis im täglichen Betrieb durch weniger manuellen Aufwand und reduzierte Fehleranfälligkeit, vor allem in Verbindung mit dem BK01 Verfahren. Besonders relevant ist das Thema jedoch für Wohnungsunternehmen, die öffentlich ausschreiben. Denn ab November 2020 gibt es eine Neuerung in der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge. Öffentliche Auftraggeber und Vergabestellen sind nach EU-Vorgaben dann zur Annahme und Verarbeitung elektronischer Rechnungen verpflichtet.
Sie haben Interesse an der Umstellung auf die elektronischen Beitragsrechnungen? Sprechen Sie Ihren Kundenmanager an! Er vereinbart gern einen ausführlichen Informations-Termin mit Ihnen.